KIRJASTOLAISEN TYÖPÄIVÄ OSA 10: Sannan työpäivä

Työpäivieni sisällöt vaihtelevat tavattomasti, kahta samanlaista päivää ei osu ainakaan peräkkäin. Yhtä satunnaista työpäivää kuvaamalla en siis pysty kertomaan kaikesta työhöni liittyvistä asioista, mutta todennäköisesti saatte kuitenkin jonkinlaisen kuvan työstäni.

Olen totuttanut itseni siihen, että tulen työpaikalle aamulla aikaisin, yleensä puoli kahdeksaan mennessä. Aamun rauhassa on hyvä tehdä kierros kirjaston tiloissa, järjestää paikkoja, kerätä asiakkaiden pöydille jättämiä kirjoja ja laittaa poispudonneita vaimennustassuja takaisin tuolinjalkoihin.

Vaimennustassu
Irronnut vaimennustassu. Photo by Sanna Savolainen

Kierrokseni aikana tietokone ehtii käynnistyä ja pääsen tutkimaan edellisen työpäivän jälkeen tulleita sähköposteja. Tänään ei ole minun vuoroni päivystää tietopalvelussa, joten oman henkilökohtaisen työsähköpostin läpikäynti riittää. Päivystyspäivinä täytyy huolehtia myös kirjasto-postiin tulleista viesteistä. Etätyöpäivinäkin herään totuttuun aikaan ja aloitan työt yleensä jo seitsemältä, jolloin voin lopettaa iltapäivällä hieman aikaisemmin.

Tällä kertaa sähköpostista löytyy Lappeenrannan tiedekirjaston ja Lahden korkeakoulukirjaston fuusioon liittyviä asioita. Tein uuden yhteiskirjaston käyttösäännöistä ja hinnastosta esitykset, joihin pyysin kommentteja. Nyt saatujen sähköpostien pohjalta pääsen muokkaamaan esityksiäni eteenpäin. Kirjastofuusioon liittyvät asiat ovat olleet jo pitkään yksi eniten aikaa vieviä työtehtäviäni – ja ovat sitä vielä kauan. Vaikka kirjastot yhdistyvätkin elokuun lopussa, menee ensi vuoden kesään, ennen kuin kirjat ja muut kirjastoaineistot ovat samassa järjestelmässä. Asiakkaan silmin kirjasto on todennäköisesti vasta sitten yksi ja yhteinen.

Nyt en kuitenkaan saman tien jatka sääntö- ja hinta-asioiden parissa, vaan suuntaan työtovereiden kanssa aamutauolle henkilökunnan kahvihuoneeseen. Juon kupillisen teetä ja evääksi ottamani aprikoosin lisäksi napostelen muutaman karkin ja suklaisen herkkupalan, jotka ystävällinen kollega on tuonut tarjolle.

Kahvihuoneen herkkuja
Kahvihuoneen herkkuja. Photo by Sanna Savolainen

Tauon jälkeen tapaan asiakkaan, joka tarvitsee neuvoja ja vinkkejä Finnan käyttöön ja tiedonhakujen tekemiseen päästäkseen alkuun opinnäytetyön teossa. Tällaiset etukäteen sovitut kahdenkeskiset asiakastapaamiset ovat kivoja! Niissä oppii itsekin aina jotakin uutta, koska asiakkaiden aiheet vaihtelevat paperikoneen märkäpäästä ruokahävikkiin, yrityksen taloushallinnosta diabeteksen hoitoon.

Yritän pitää työkunnostani huolta ja olen laittanut aktiivisuusmittarini hälyttämään aina kymmenen minuuttia vaille täyden tunnin, jos olen vain istua kököttänyt työpisteessäni. Lähden silloin hyllyttämään muutaman kirjan, täyttämään vesipullon, hakemaan tulosteita tai ihan vaan kävelemään kirjaston läpi ja takaisin. Aina ei laitteen surinakaan saa minua liikkeelle, jos jokin asia on melkein-mutta-ei-ihan valmis. Huijaan itseäni, että kirjoitan vain tämän sähköpostin, vastaan vain tuolle yhdelle asiakkaalle, otan kantaa vain tähän asiaan ja sitten jaloittelen. Toisinaan ”havahdun” vasta tunnin päästä rannekkeen väristessä seuraavan kerran. Kahvi- ja ruokatauoista pidän kyllä kiinni, jos vain kokouksilta tai muilta kelloon sidotuilta varauksilta ehdin.

Lounas
Lounaalla. Photo by Sanna Savolainen

Tänään ehdin aivan mainiosti lounaalle, jonka jälkeen raportoin sähköpostilla esimiehelle hänen kysymästään asiasta ja jatkan LUT Tiedekirjaston hinnaston muokkaamista. Ei ole aivan yksinkertaista yhdistää kahden erillisen kirjaston hinnastoja yhdeksi. Vielä hankalampaa on kuitenkin yhdistää kahden kirjaston toimintatavat ja käytännöt, luoda yksi yhteinen työkulttuuri ja työyhteisö, varsinkin kun välimatkaa on noin 150 kilometriä. Tämä vaatii paljon silkkaa ajattelua, asioiden pohdiskelua ja niistä keskustelua ennen päätösten tekoa. Ja vasta päätösten jälkeen alkaa varsinainen toteutuksesta vastaava työ. Onneksi meillä on hyvä ja aikaansaapa työporukka, joten voin olla turvallisin mielin ja luottaa, että kyllä me onnistumme.

Jossain välissä muistan, että seuraavan päivän tietopalvelupäivystäjä on ilmoittanut olevansa poissa töistä, joten minun pitää sopia kuka tai ketkä hoitavat työn. Saan päivystystunnit jaettua suht’ tasapuolisesti kolmen kesken, joten kenenkään ei tarvitse luopua kokonaan alkuperäisistä suunnitelmistaan. Keskityn uudemman kerran hinnastoon, kunnes joudun taas keskeyttämään, tällä kertaa temppuilevan palautusautomaatin takia.

Palautusautomaatti
Palautusautomaatti. Photo by Tuula Heikkanen-Vainikka

Laite on vikuroinut jo pitkään ja ongelmaa on yritetty ratkaista niin laitteen toimittajan taholla kuin LUTin tietohallinnossakin. Nyt on taas jokin vaihtoehtoinen ratkaisu olemassa, mutta IT-asiantuntija on huomannut, ettei laitteessa ole kuittipaperia ja ilmestyy työpisteeseeni kertomaan asiasta. Minä delegoin asian eteenpäin, mutta ehtihän siinä ajatus taas katketa. Ei muuta kuin punaista lankaa etsimään, kahvihuoneen kautta.

Tauolta palatessani huomaan, että sähköpostiin on putkahtanut muutama nopeaa reagointia vaativa viesti, jotka hoidan ennen kuin otan loppukirin päivän varsinaiseen työtehtävään eli LUT Tiedekirjaston hinnastoon. Työkaverit alkavat jo yksi toisensa jälkeen lähteä hyödyntäen kirjaston kesäistä sulkemisaikaa ja oikeutta liukumaan. Minulla ei ole enää montaa kohtaa hinnastossa läpikäymättä, joten teen homman loppuun. Näin toimien pelastan myös oman iltani, kun kesken jäänyt työasia ei jää kummittelemaan mielen pohjalle. Sitten vielä tuotoksen lähetys uudelle kommenttikierrokselle sekä vilkaisu seuraavan päivän aikatauluun – ja olen valmis lähtemään kotiin. Huomenna onkin sitten taas erilainen päivä!

.

.

 

Mainokset

KIRJASTOLAISEN TYÖPÄIVÄ OSA 9: Mikan työpäivä

Tämä työpäivä käynnistyy oman postin ja itsellä seurannassa olevien yhteisten sähköpostilaatikoiden läpikäynnillä. Myös Teamsin anti tulee silmäiltyä. Osa viesteistä on lähinnä informoivia ja kiireettömiä, joten niihin voi perehtyä tarkemmin tuonnempana. Osa taas on viisainta hoitaa saman tien kuten Open Access -julkaisemiseen liittyvät viestit.

Esimerkiksi lehtikustantaja Elsevier pyytää viestissään varmistamaan erään LUTin tutkijan artikkelin kirjoittajatiedot, jotta se voidaan julkaista avoimena OA-artikkelina. Tarkistuksia, tarvittavat toimet Elsevierin OA Platformilla ja lopuksi kirjaston omaa seurantaa varten tiedot talteen Excel-taulukkoon. Jälleen on otettu yksi todella pieni, mutta sentään konkreettinen askel avoimeen julkaisemiseen, mitä kohti tiedemaailmaa pyritään ohjaamaan ympäri maailmaa.

Mikan työpäivä

Viesti- ja OA-rupeaman jälkeen edellisenä päivänä suunnitellun ohjelman mukaan eteenpäin. Pyrin tekemään lähes päivittäin jakson tai jaksoja LUTin tutkijoiden julkaisujen validointia tutkimustietojärjestelmässä – tänään sopiva ajankohta on aamupäivä. Validoinnissa tarkistetaan, korjataan ja täydennetään julkaisujen – kuten tieteellisten lehtiartikkelien ja konferenssijulkaisujen – tekijä- ja kuvailutietoja.

Validoinnissa ovat eduksi kokemus ja rutiini, mutta välillä on toimittava hieman Sherlock Holmesin tapaan julkaisua ja sen tietoja etsiessä. Kun kaikki tarvittavat tiedot ovat portaalissa kohdillaan, julkaisun voi lopullisesti validoida ja siirtyä käsittelemään seuraavaa.

Open Access ja työpaja

Ennakkoon hahmoteltu työpäivän kulku erilaisine tehtävineen tuo parhaimmillaan selkeyttä ja rytmiä. Mutta monesti käy kuitenkin niin, että eteen tulee jotakin sellaista, johon on vain reagoitava ja pian sitä jo huomaakin tekevänsä muuta kuin oli aikonut. Minulla tällaiset tehtävät liittyvät usein lehtitietokantoihin ja artikkelien SFX-linkityksiin, Finna-hakupalveluun tai tekijänoikeusneuvontaan. Näihin keskeisiin tehtäviini sisältyy toki runsaasti myös projektiluonteisia hommia, joihin tulee varattua kalenteriin ennakoidusti työaikaa.

Tämä päivä on mennyt ilman kummempaa reagointitarvetta ja aikataulun muokkausta, joten pääsemme lounaan jälkeen työparini kanssa sovittuun kahden tunnin työpajapalaveriin Open Access -julkaisemisesta ja APC-maksuista. Vetäydymme ryhmätyötilaan ja työstämme LibGuides-oppaaseen LUTin tutkijoita varten Royal Society of Chemistryn OA-julkaisemisen reunaehtoja.

Kullakin lehtikustantajalla on omat täysin vaihtelevat ja vasta muotoaan hakevat käytäntönsä OA-julkaisemisen osalta, joten ohjeiden on oltava kustantajakohtaisia ja helposti muokattavia. Lisäksi laadimme omaan käyttöömme toimintaohjeen RSC:n osalta, jotta kirjaston rooliin kuuluvat tehtävät hoituvat asianmukaisesti jatkossa. Ylipäänsä yhteistyö kollegoiden kanssa työpajoissa, tiimipalaverit ja koulutuksiin osallistuminen tuovat sopivasti vaihtelua muuten melko itsenäiseen työnkuvaan.

Sähköpostia tulee seurattua toki tilanteen mukaan päivän mittaan, mutta iltapäivällä siihen tulee usein tehtyä vielä katsaus. Nyt posteja on niukasti, joten hetkeksi validoinnin pariin. Sitten silmäily kalenteriin loppuviikon osalta sekä hahmotelma seuraavan päivän askelmerkeistä – ja keula kohti kotia juuri ennen Skinnarilan väylien ruuhkahuippua.

KIRJASTOLAISEN TYÖPÄIVÄ OSA 8: Paulan työpäivä

trent-erwin-338084-unsplash
© Photo by Trent Erwin on Unsplash

Toimin tiedekirjaston osastosihteerinä, ja toimenkuvaani kuuluu muun muassa asiakaspalveluun, laskujen käsittelyyn, väitöskirjojen julkaisuun, julkaisuarkistoon ja verkkokauppaan tallentamiseen sekä viestintään liittyviä tehtäviä. Aloitan työpäiväni yleensä jo heti seitsemän jälkeen, sillä aamut ovat rauhallisuutensa vuoksi tehokkainta työaikaa.

Päiväni alkaa useimmiten sähköpostien läpikäymisellä, niin myös tänään. Henkilökohtaisen työsähköpostini lisäksi seuraan myös julkaisuihin, viestintään ja asiakaspalveluun liittyviä kirjaston sähköpostilaatikkoja. Sähköpostin määrä ja aiheet vaihtelevat vuodenaikojen mukaan, esimerkiksi loppuvuodesta on yleensä paljon väitöskirjojen julkaisuprosessiin liittyvää viestintää väittelijöiden kanssa. Tänään lähetin yhdelle tulevalle tohtorille julkaisunumerot hänen väitöskirjaansa ja tarkastin toisen väittelijän väitöskirjan koevedoksen.

Sähköposteihin vastaamisen jälkeen tarkistan, onko laskujenkäsittelyohjelmaan tullut kirjaston ostolaskuja asiatarkastettaviksi. Laskuja tulee yleensä tasaisesti pitkin viikkoa, tänään järjestelmässä odotteli kahdeksan laskua. Järjestän laskut eräpäivän mukaiseen järjestykseen, ja aloitan kiireellisimmistä. Säännöllisesti toistuvat laskut ovat melko nopeita käsitellä, mutta yksittäiset laskut ja kirjalaskut vaativat aina selvittelytyötä esimerkiksi kustannuspaikkojen suhteen.

Tänään, kuten aina kerran tai pari viikossa, olen Origo-palvelupisteen takapäivystäjä, mikä tarkoittaa, että hyllytän päivän aikana palautuvia kirjoja ja tuuraan tarvittaessa palvelupisteen opiskelijapäivystäjää. Hyllytys ja asiakaspalvelu ovat hyvää vaihtelua toimistotyölle. Hyllyttäessä saa työpäivään lisättyä terveellistä liikuntaa istumisen vastapainoksi ja asiakaspalvelussa pysyy ajan tasalla asiakkaiden tarpeista ja ajankohtaisista asioista.

Aikatauluun sidoksissa olevien tehtävien ja asiakaspalvelun lomaan mahdutan viestintään liittyviä asioita kuten kirjaston Facebookin, Twitterin, Instagramin ja tämän blogin päivitystä. Väitöskirjojen tallennusta LUTPubiin ja LUTShopiin teen sitä mukaa kun niitä julkaistaan. Näissäkin työtehtävissä niiden monipuolisuus on etu: sosiaalisen median päivitys on melko vapaata ja vaihtelevaa, kun taas väitöskirjojen tallennustyö tietyllä kaavalla tehtävää.

Normaalien työtehtävieni lisäksi päivääni saattaa kuulua kokouksia tai palavereita. Kuulun moneen eri tiimiin ja toimin väitöstiimin vetäjänä, joten tiimipalavereita ja muita kokouksia riittää lukukausien aikana viikoittain. Lisäksi osallistun muun muassa kirjanäyttelyiden tekoon, mikä on tällaiselle kirjafanille oikein mieluista puuhaa. Kirjakassi kulkee usein edestakaisin kodin ja työpaikan välillä, ja uutuushyllyn tarjontaa seuraan tarkasti! Omia lainamääriäni kasvattaa tällä hetkellä myös työn ohessa opiskelu.

 

.

.

.

 

KIRJASTOLAISEN TYÖPÄIVÄ OSA 7: Annen työpäivä

Linnalan kampuskirjasto toimii Saimaan ammattikorkeakoulun Imatran yksikössä. Kirjaston päivittäistä toimintaa pyörittää kirjastosihteeri. Normaalisti työpäiväni alkaa kahdeksan maissa. Tietokoneen käynnistellessä itseään aloitan kirjaston aamurutiinit. Haen sanomalehdet ulkoa postilaatikosta. Samalla, kun heitän kesäyliopiston lehdet heidän lokeroonsa, otan edellisenä päivänä iltapäivällä mahdollisesti kirjaston lokeroon ilmestyneet postit. Kirjaston avaan kello yhdeksän ja tarkistan ennen ovien avaamista, että lainausautomaatti ja hakukone ovat toimintakunnossa. Päivän posti saapuu yleensä yhdeksän tienoissa, joten kirjaston ovien avaamisen jälkeen noudan ja käsittelen saapuneet postit. Hesari paikoilleen, aikakauslehdet saapumisvalvontaan ja omille paikoilleen kirjaston lehtien lukutilaan. Puran laatikkopostin: käsittelen Skinnarilasta Linnalaan matkanneet palautukset ja laitan asiakkaiden varaamat kirjat odottamaan noutoa. Tyhjennän kirjaston kirjanpalautuslaatikon ja käsittelen kirjat asiakkaan lainoista vapaasti lainattavaksi. Päivän aikana hyllytän kirjat omille paikoilleen ja samalla katson, että hyllyt ovat siistit ja kirjat jotakuinkin oikeilla paikoillaan.

linnala_ulkoa
Linnalan kampus.

Linnalan kirjaston aukioloaikoina asiakaspalvelua on tarjolla, vaikka nykyään asiakkaat osaavat melko hyvin toimia kirjastossa itsenäisesti. Syyslukukauden alussa uudet opiskelijat tarvitsevat opastusta kirjaston käytössä ja kirjastokortteja aktivoidaan uusille asiakkaille. Periodin vaihtuessa on kiire löytää kurssikirjoja ja opinnäytetyön aineiston metsästykseen kaivataan välillä apua. Joskus ei kirjaa meinaa löytyä hyllystä tai kirja on Skinnarilan kokoelmassa ja sitä pyydetään Imatralta noudettavaksi. Tulostin voi olla hukassa tai PDF ei lähde tulostumaan. Näitä ongelmia ratkon yhdessä asiakkaan kanssa, mutta joskus on tarvetta pyytää apua informaatikolta tai IT-tuelta.

Sähköposti on tärkeä työväline ja se on käytössä pitkin päivää. Lukuoikeuksia minulla on työtehtävien vuoksi yhdeksään eri sähköpostiin. Aamulla tarkistan viestit ennen kirjaston avaamista ja vastaan kiireellisimpiin heti. Sähköpostiin saapuvat myös Skinnarilan ja Linnalan kirjaston väliset hyllyvarausviestit eli asiakkaiden toisesta yksiköstä tarvitsemien hyllyssä olevien kirjojen varaukset. Viestit tulevat tunnin välein, jolloin tarvittavat kirjat noukitaan hyllystä, palautetaan ja laitetaan laatikkoon odottamaan kuljetuspäivää. Linnalasta kirjalähetykset lähtevät maanantaisin ja torstaisin Skinnarilaan. Päivän mittaan sähköpostiin tulevat myös ilmoitukset tallennetuista opinnäytetöistä, jotka vaativat käsittelyä LUTPubissa ja Theseuksessa. Sähköposti on myös pääviestintävälineeni yhteydenpidossa kollegoihin ja muihin tarvittaviin tahoihin. Skype toimii pikaviestinnässä, jos vastapuoli on koneensa ääressä. Teamsistä tulee myös välillä viestejä akuuteista asioista.

dav
Linnalan kirjaston asiakaskoneita.

Linnalan kirjaston päivittäisten töiden lisäksi vastaan yliopiston ja ammattikorkeakoulun opinnäytetöiden käsittelystä LUTPubissa ja Theseuksessa. Opinnäytetöitä tulee päivittäin käsiteltäväksi. LUTPubin kiireisimmät kuukaudet vuonna 2018 olivat tammi-, touko- ja elokuu, Theseuksessa kiireisin oli toukokuu. Vuodesta 2018 olen vastannut Saimaan ammattikorkeakoulun henkilökunnan julkaisujen tallennuksesta Theseukseen. Lisään julkaisu- ja sarjatiedot valmiiseen julkaisuun, muokkaan tarvittaessa kansilehden sekä teen julkaisusopimukset ja hoidan niiden kierrättämisen allekirjoitettavana kirjoittajilla sekä amkin edustajalla. Lopuksi toimitan kirjoittajille vielä omat allekirjoitetut sopimuskappaleet sekä tiedot julkaisun pysyvästä osoitteesta. Julkaisujen osalta kiireisintä aikaa viime vuonna oli tammi- maaliskuu, syys-lokakuu ja joulukuu.

Paljon muutoksia on tulossa tämän vuoden aikana, kun Saimaan ammattikorkeakoulun koulutusalat Linnalasta siirtyvät Skinnarilaan ja samalla myös kirjasto muuttaa. Kokoelmaa sopeutetaan Skinnarilan kokoelmaan: vanhaa aineistoa poistetaan, ylimääräisiä kappaleita karsitaan, aineiston hyllyluokkia muutetaan ja tarkennetaan. Uusia haasteita ja työtehtäviä on luvassa ja entisiä jää pois. Työympäristö sekä työyhteisö muuttuvat. Pieni työyhteisö vaihtuu isoon, etäällä olevat kollegat tulevat lähelle ja nyt lähellä olevat työkaverit katoavat Skinnarilan uumeniin. Linnalan kampuskirjasto sulkee ovensa 17.5.2019 ja jää historiaan. Nähdään Skinnarilassa!
Anne

KIRJASTOLAISEN TYÖPÄIVÄ OSA 6: Pian työpäivä

Finna

Kampuksella on vielä rauhallista ja hiljaista aamulla seitsemän maissa, jolloin työpäivääni aloittelen läpikäymällä sähköpostiviestit. Yön aikana tulee harvoin toimenpiteitä vaativia meilejä, päivän mittaan sitten enemmänkin.

Vuoden loppupuolella aineistotilaukset työllistävät. FinELib, joka on suomalaisten yliopistojen, ammattikorkeakoulujen, tutkimuslaitosten ja yleisten kirjastojen muodostama konsortio, neuvottelee kustantajien kanssa e-aineistojen hankinnasta. Konsortion jäsenenä tiedekirjasto tilaa suuren osan niin LUT-yliopiston kuin Saimaan ammattikorkeakoulun e-aineistoista FinElibin kautta. Tänään ilmoitan LUT-yliopiston tilaajaksi aivan uuteen aineistoon. Yliopiston henkilökunnalla on ollut koekäyttömahdollisuus tähän uuteen tietokantaan ja saimme mukavasti kommentteja aineiston tarpeellisuudesta niin opetuksen kuin tutkimuksen näkökulmasta.

Tiedekirjasto tekee myös suoria aineistotilauksia kustantajien kanssa sellaisiin aineistoihin, joita ei FinELibin kautta saa. Tällöin työhöni kuuluu lukea sopimus- ja käyttöehdot, kommentoida niitä omalta osaltani, ja välittää ne juristin läpikäytäväksi. Eräänkin vuosittain hankittavan aineiston sopimusneuvottelut aloitettiin jo huhtikuussa ja nyt vihdoin, joulukuun puolessa välissä, sopimus oli allekirjoitusta vaille valmis. Mikä sopimuksissa sitten hiertää? Esimerkiksi asiakkaille täysin itsestään selvä asia, e-aineistojen käyttö kotoa, ei ole niin itsestään selvää, vaan etäkäytöstä tulee olla maininta sopimuksessa.

Seuraavaksi pohdin vetämäni e-tiimin seuraavan kokoontumisen aikaa ja asialistaa. Vuodenvaihteessa niin alkaa kuin loppuu eri aineistoja ja niiden näkyminen ja aktivointi Finna-hakupalveluissamme on oleellista. Kokoan asialistalle asioita, joiden tekemisestä tulee sopia yhteisesti: kuka tekee, mitä tekee ja milloin tekee. Finnasta juolahtaakin mieleen mennä katsomaan Kansalliskirjaston ylläpitämälle keskustelufoorumille onko jotain Finnaan liittyvää, jota tulisi hoitaa.

Työpäivä kuluu tällä kertaa pääasiassa aineistoasioiden parissa, myös painettujen, sillä käyn hyllyttämässä palautuneita kirjoja, kun palvelupisteen väellä on kiirettä asiakaspalvelussa. Hyllytyksen ohessa nappaan vanhentuneita tai huonokuntoisia kirjoja hyllystä poistettavaksi kokoelmista; emmehän ole kirjavarasto vaan kirjasto!

.

.

.

 

KIRJASTOLAISEN TYÖPÄIVÄ OSA 5: Ilkan työpäivä

 

20181119_091548
Alla olevan työpäiväkuvauksen lisäksi työhöni kuuluu myös jonkin verran matkustamista, pääasiassa junayhteyksin.

Työtehtävien osalta työpäiväni vaihtelevat aika paljon. Tutkimustietojärjestelmän pääkäyttäjänä moni tehtävä liittyy LUT Research Portaliin sekä tutkimuksen tukipalveluihin kirjastossa. Työhöni kuuluu myös viestintää, tiedonhaun opastusta ja perinteisempiä kirjastotehtäviä, kuten aineistojen asiasanoitusta. Teemme kirjastossa töitä toiminnallisissa tiimeissä ja usein niihin liittyy myös erilaisia palavereja. Pyrin tekemään etätöitä yhdestä kahteen työpäivää viikossa, mutta kun tulen yliopistolle, saavun yleensä kahdeksaan mennessä. Tässä yhden työpäivän sisältö.

Tulin aamulla kymmentä vaille kahdeksan ja vastailin muutamaan sähköpostiin sekä tein tutkimustietojärjestelmän postilaatikkoon tulleita julkaisutietojen muutospyyntöjä järjestelmään. Kokoonnumme aamukahville yhdeksän aikaan, minkä jälkeen usein on jokin palaveri. Niin tänäänkin. 9:30 kävimme läpi yhdessä tietohallinnon kanssa Converiksen tulevia kehityssuunnitelmia ja keskustelimme rajapinnan rakentamisesta LUTPubin ja Converiksen välille sekä yleisesti ottaen raportoinnin kehittämisestä. Samalla valmistauduimme LUTPubin uuden instanssin käyttöönottoon. Ennen lounasta ehdin vielä keskustella projektipalveluiden kanssa muutamasta käytännön asiasta Converiksen projektien syöttölomakkeisiin liittyen ja säädin hieman lomakkeella olevia ohjetekstejä.

Aika tarkalleen klo 11:00 kävin lounaalla muutaman kollegan kanssa ja lounaan jälkeen vastasin pariin sähköpostiin. Postia tulee päivittäin runsaasti, mutta olen huomannut, että kirjastossa käyttöönottamamme viestintäväline Microsoft Teams on vähentänyt sähköpostin määrää. LUT:n sisällä kommunikointiin Teamsin ohella käytän ahkerasti Skypeä, minkä kautta tulee juteltua eri yksiköiden kollegoiden kanssa.

Iltapäivä alkoi tiedekirjaston neuvottelukunnan kokouksella, jossa olen kirjaston henkilökunnan edustajana. Neuvottelukunnassa on jäseninä sekä Saimaan amk:n että LUT:n opettajia, tutkijoita tai muuta henkilökuntaa sekä molempien organisaatioiden opiskelijaedustajat. Neuvottelukunta toimii strategisen tason elimenä tiedekirjaston toiminnan suunnittelussa ja siellä mm. tarkastellaan vuosittaiset toimintasuunnitelma, -kertomus ja talousarvio sekä keskustellaan isoista linjoista.

Meillä on tapana kokoontua tiedekirjaston kahvihuoneeseen myös iltapäiväkahville ja tämän hengähdystauon jälkeen istuimme vielä parin viestintätiimiläisen kanssa alas ja teimme etukäteissuunnitelmien pohjalta materiaalia syksyn kirjastosuunnistusta varten. Kirjastosuunnistus on LUT:n ja Saimaan amk:n fukseille tarjottava kirjastokierros, jonka nämä suorittavat itsenäisesti ja tekevät samalla suunnistustehtävät Moodlessa. Teimme rasteja ja ohjeistusta kirjaston tiloihin.

Tänä päivänä en paljoa ehtinyt istua työpisteessäni, joten päivän päätteeksi tarkistin vielä seuraavaksi päiväksi jääneitä maileja ja tehtäviä, joihin aamulla aion tarttua. Yleensä kerran viikossa meillä informaatikoilla on tietopalvelupäivystysvuoro, joka sitoo päivystäjän sähköpostin, puhelimen ja chatin ääreen. Mutta, nyt riitti tältä päivältä!

 

 

 

 

KIRJASTOLAISEN TYÖPÄIVÄ OSA 4: Sarin päivä

Toimin informaatikkona Lappeenrannan tiedekirjastossa. Työpäiväni alkaa yleensä varttia vaille kahdeksan. Jostain syystä olen onnistunut rutinoitumaan niin, ettei työaamuina tarvitse juuri kelloa katsoa. Kun kone on saatu auki, on aika katsoa sähköpostit. Akuutteihin viesteihin pitää tietysti vastata heti, muihin reagoidaan asian mukaan. Osa viesteistä päätyy omalle to do –listalleni. Tekemistä on niin paljon, etteivät ne pysy pelkästään muistissa. Onneksi on monia apuvälineitä muistin avuksi.

Seuraavaksi tarkistan mitä tehtävälistallani on tänään vuorossa. Vastaan Lappeenrannan tiedekirjastossa sähköisten tietoaineistojen käyttöönotosta, toimivuudesta ja kehittämisestä. Myös aineistojen etäkäyttöön liittyvät asiat kuuluvat toimenkuvaani. Nyt kun GDPR:n voimaantulopäivä lähestyy, ovat tietoaineistojen tuottajat päivittäneet käyttöliittymiään tai palvelualustojaan. Se on näkynyt myös minun työpäivissäni, on pitänyt tarkistaa esimerkiksi etäkäyttöasetuksia ja selvitellä toimimattomuuksia. Ja kaikenlaista on tullutkin vastaan.

Sari

Tänään olen myös tietopalvelupäivystäjä. Tämä tarkoittaa sitä, että huolehdin kirjaston chat-palvelusta, kirjasto-sähköpostista ja tietopalvelun puhelimeen vastaamisesta. Päivystäjän tehtäviin kuuluu myös kirjastoon paikan päälle tulevien tiedonhaku-kysymyksiin vastaaminen ja henkilökohtainen opastus.

Kello yhdeksän aikaan kokoonnumme kahvitauolle. Siinä ehtii jutella työkavereiden kanssa muutaman sanan muistakin asioista kahvi- tai teekupposen äärellä. Tauon jälkeen on hyvä jatkaa keskenjääneitä töitä. Puoleen päivään mennessä usein asiakkaat aktivoituvat ja päivystysvuorollani käyn opastamassa, miten Ellibsin ekirjan saa ladattua omalle laitteelle luettavaksi. Varsinkin ekirjojen opastuksen kohdalla huomaa, miten monenlaisia laitteita ja ohjelmistoja asiakkailla onkaan käytössään. Onneksi on saatu kirjat luettaviksi tavalla tai toisella.

Chatissa kysellään kaikenlaista, nyt tulee useampi kysymys kurssikirjojen saatavuudesta. Ohjeistan katsomaan kirjan saatavuuden LUT Finnasta ja tekemään varaukset sitä kautta. LUT ja Saimia Finnoissa näkyvät kunkin organisaation käytössä olevat painettu ja sähköinen aineisto. Myös linkit sähköisiin aineistoihin, esim. tietokantoihin löytyvät sieltä.

Syömässä käyn kello yhdentoista aikoihin jossain ruokaloista. Ruokatauko katkaisee hyvin hektistä työpäivää. Ruokailun jälkeen jaksaa taas uppoutua omiin työtehtäviin ja vastailla asiakkaiden kysymyksiin. Iltapäivän työrupeaman katkaisee kahvitauko. Tauolta palattuani löydän kirjaston sähköpostista pari viestiä, joissa kysellään miksi Emeraldin etäkäyttö ei toimi. Testaan etäyhteyttä ja totean, ettei se toimi. Tarkastan meidän kirjaston päässä olevat määritykset ja en löydä niistä mitään korjattavaa. Seuraava vaihe onkin tehdä asiasta ilmoitus FinELibiin, jonka kautta olemme tuon aineiston tilanneet. Heiltä lähtee puolestaan asiasta ilmoitus palvelun tuottajalle ongelman korjaamiseksi. Nyt vastaus tuleekin nopeasti, palvelun tuottajalla on ollut yhteysongelmia, jotka on juuri saatu korjattua. Testaan etäyhteydet ja totean ne taas toimiviksi. Ilmoitan asiasta kyselleille asiakkaille, että ongelma on saatu korjattua ja etäyhteys tietokantaan toimii taas.

Kello 16 aikoihin monipuolinen työpäivä alkaakin olla lopuillaan ja suuntaan kohti kotia. Huomenna on taas uusi päivä!

.

.

.