Julkaisutiedot tutkimustietojärjestelmästä maailmalle – Publication data from the LUT Research Portal to the world

(In English, see below)

Opetus- ja kulttuuriministeriö kerää vuosittain paljon erilaista tietoa yliopistoilta ja korkeakouluilta. Yksi merkittävä tiedonkeruun kohde on julkaisutiedot. Näitä tietoja käytetään hyväksi mm. yliopistoille osoitettavan perusrahoituksen laskennassa ja siksi tutkijoita pyydetään aika ajoin syöttämään julkaisutietonsa tutkimustietojärjestelmään, LUT Research Portaliin, jonka avulla julkaisutiedot LUT:ssa kerätään. Kerätyt julkaisutiedot raportoidaan tutkimustietojärjestelmästä vuosittain kansalliseen VIRTA-julkaisutietopalveluun ja lopulta ne ovat vapaasti tarkasteltavissa julkaisutietoportaali JUULIssa.

Lyhyesti julkaisun tulee täyttää seuraavat kriteerit OKM:n ohjeistuksen mukaisesti:

OKM:n tiedonkeruussa raportoitavien julkaisujen tulee täyttää seuraavat kriteerit:

  • Julkaisun tulee olla julkisesti kenen tahansa saatavilla
  • Julkaisukanavalla tulee olla tekijästä riippumaton toimituskunta tai julkaisija, joka päättää julkaisukanavalla julkaistavista julkaisuista
  • Julkaisua ei ole aikaisemmin julkaistu tiedonkeruussa raportoitavassa muodossa
  • Tekijällä on yhteys organisaatioon
  • Julkaisu perustuu tekijän tutkimus- tai asiantuntijatyöhön

(suora lainaus tutkijan julkaisutiedonkeruun ohjeistuksesta s.3)

Nämä määritelmät koskevat tieteellisiä, ammatillisia ja yleistajuisia julkaisuja. Näiden lisäksi mm. opinnäytteille, patenteille ja taidejulkaisuille on omat määritelmänsä. Julkaisun voidaan katsoa olevan julkinen, kun se on kenen tahansa saatavilla ilmaiseksi tai maksua vastaan. ISSN- tai ISBN -tunnuksen olemassaolon voidaan katsoa olevan merkki siitä, että julkaisu on tarkoitettu julkisesti saatavilla olevaksi. Esimerkiksi konferenssijulkaisuissa pelkkä abstractin julkisuus ei riitä täyttämään ministeriön kriteereitä, vaan julkaisun kokoteksti tulee olla saatavilla. Tärkeää on myös, että julkaisussa näkyy tekijän yhteys yliopistoon ja tämä yhteys todetaan pääsääntöisesti tekijän julkaisussa mainitseman affiliaation perusteella.

Esimerkiksi konferenssijulkaisuissa pelkkä abstractin julkisuus ei riitä täyttämään ministeriön kriteereitä, vaan julkaisun kokoteksti tulee olla saatavilla.

Julkaisuja voidaan jaotella niin julkaisutyypin, tieteellisen laadin kuin sisällönkin mukaan. Julkaisutyypit voidaan jakaa tieteellisiin julkaisuihin, ammatillisiin julkaisuihin, yleistajuisiin julkaisuihin, taiteellisiin julkaisuihin, opinnäytteisiin ja muihin tutkimustoiminnan tuotoksena syntyneisiin julkaisuihin (mm. patentit).

Kirjastossa validoidaan kaikki LUT:n julkaisutiedot

LUT:ssa julkaisutietoja kerätään tutkijoilta pitkin vuotta, vaikka VIRTA-julkaisutietopalveluun ne raportoidaan toistaiseksi vain kerran vuodessa. LUT:n sisäisen raportoinnin ja toiminnanohjauksen kannalta on tärkeää, että julkaisutiedot ovat mahdollisimman reaaliaikaiset. Myös tutkijan oma julkinen profiili tutkimustietojärjestelmässä pysyy näin ajan tasalla, kun julkaisutietoja syöttää pitkin vuotta eikä vain pyydettäessä.

mikhail-pavstyuk-8436
© Photo by Mikhail Pavstyuk on Unsplash

Julkaisutietojen käsittely alkaa siitä, kun tutkija on syöttänyt kaikki ministeriön vaatimat tiedot tutkimustietojärjestelmään ja lähettänyt julkaisutiedot kirjastoon validoitavaksi, eli tallentanut sen tutkimustietojärjestelmässä statukselle ”For validation by library”. Validoidessaan kirjasto etsii alkuperäisen julkaisun, tarkistaa käsin julkaisun tiedot ja täydentää mahdolliset puuttuvat tiedot. Käsin tehtävästä työstä tai mahdollisista puuttuvista tiedoista johtuen validointi ei kuitenkaan tapahdu ihan hetkessä, vaikka validointityötä tällä hetkellä tekee 8 kirjaston työntekijää.

Kun kaikki tiedot ja julkaisun julkisuus on tarkistettu, kirjasto tallentaa julkaisun statukselle ”Validated”. Tämän jälkeen julkaisu näkyy erilaisilla julkaisuraporteilla ja esimerkiksi schoolien maksamat julkaisupalkkiot lähtevät maksuun.

Julkaisutiedot voi syöttää tutkimustietojärjestelmään, kun julkaisun bibliografiset tiedot ovat pääpiirteissään tiedossa. Julkaisutiedot voi tallentaa kirjastoon validoitavaksi, mutta kirjasto ei muuta julkaisua ”Validated” –statukselle ennen kuin julkaisu täyttää edellä mainitut ministeriön asettamat kriteerit.

tutkijan omalla vastuulla on, että kaikki omat julkaisutiedot on raportoitu tutkimustietojärjestelmään ja tiedot pitävät paikkansa

Kirjastossa myös haravoidaan julkaisuja pääsääntöisesti Scopus-tietokannasta ja täydennetään puuttuvia tietoja muutaman kerran vuodessa. Yhteinen tavoitteemme on, että yksikään tehty julkaisu ei jää raportoimatta eteenpäin. Kuitenkin tutkijan omalla vastuulla on, että kaikki omat julkaisutiedot on raportoitu tutkimustietojärjestelmään ja tiedot pitävät paikkansa.

Hyödyllisiä linkkejä:

 


Ministry of Education and Culture collects every year data from universities and other research organizations. One of most the important data collected is the publication data. The Ministry uses the publication data for calculating the basic funding. This is why LUT asks researchers to add their publication data to the LUT Research Portal. From LUT Research Portal publication data is reported to the VIRTA Publication Information Service. Eventually publication data is harvested into the JUULI portal.

The publications reported to the LUT Research Portal for the Ministry of Education and Culture must meet the following criteria:

  • The publication must be publicly available to anyone
  • The publication channel must have an editorial board or a publisher independent of the author, who makes decisions on publications published on the channel
  • The publication has not been previously published in a format which can be reported on in the data collection system
  • The author is linked to the organization
  • The publication is based on research or expert activities carried out by the author

(quoted from Publication data collection instructions for researchers -pdf)

These definitions apply to scientific, professional and popular publications. Other publications (patents, artistic outputs, theses etc.) have their own definitions. The publication is of a public nature if it is available to anyone. One very important sign of a publicly available publication is an ISSN or ISBN identifier. For example, if the conference proceedings contains only abstracts, it is not enough. The full text should be available. It is important that the author is linked to the organization. Usually the author gives the name of the institution as the author’s home organization (aka affiliation) in the publication.

All the publication data is validated in the library

LUT  publication data are gathered throughout the year, although the data are reported to the VIRTA Publication Information Service only once in a year. For schools and research units it is important to have up to date publication data all year around.  Also the researcher’s own public portal profile in the LUT research portal will be up to date this way.

Publication data processing starts when the researcher adds publication information to the LUT Research Portal and sends the information to the library for validation. Library checks all publication data by searching the original publication. If needed, librarian adds the missing information and asks for more information from researchers. Sometimes validation of publication data can be tricky and may take some time. Currently there are 8 people working with publication validation in the Library.

When all information is checked, library changes the publication status to ”Validated”. After this, the publication will be visible on the school’s publication data reports and the researcher can get publication bonus paid by the schools.

Researcher can add publication information to the LUT Research Portal, when bibliographic data for publication is available. The publication cannot be validated before it meets the requirements set by Ministry of Education and Culture. It is the researcher’s responsibility to take care of updating all publication data to the LUT Research Portal.

Useful links:

Mainokset

KIRJASTON KULISSEISSA OSA 1: LUT Research Portalin portinvartija

Kiireisinä päivinä kirjastossa kuhisee. Opiskelijat kansoittavat kirjastosalit, tietokonepaikat pysyvät koko päivän varattuina ja tunnelma on tiivis ja keskittynyt. Mitä tapahtuu samanaikaisesti kirjaston kulisseissa? Kirjastonhoitajia, suunnittelijoita ja informaatikkoja näkyy vilahtelevan hyllyjen välissä, asiakaspalvelussa tai kiitämässä tietokone kainalossa kohti seuraavaa palaveria.

Nyt raotamme verhoa tutkimustietojärjestelmään ja sen pääkäyttäjän, Ilkan työhön.

LUT_RP

Järjestelmällä monta roolia
LUT Research Portal on Lappeenrannan teknillisen yliopiston tutkimustietojärjestelmä, jonka pääkäytöstä on vastuussa Lappeenrannan tiedekirjasto. Järjestelmän avulla kerätään yliopiston tutkijoiden julkaisutiedot ja raportoidaan tulokset eteenpäin ministeriölle. Järjestelmä on siis oleellinen ja tärkeä tekijä yliopiston rahoituksen hankinnassa ja tutkimustulosten mittauksessa.

Talon sisäisesti järjestelmä on myös projektihallinnan työkalu: projektihakemukset tehdään ja ne etenevät järjestelmän kautta. Portaali on myös väline sille, miltä yliopiston sekä yksittäisen tutkijan tutkimustoiminta näyttää ulospäin ja kuka tahansa voi hakea järjestelmästä tietoja esimerkiksi tutkimusaiheen tai henkilön perusteella.

Pääkäyttäjän arki
”Työ on tavallisesti ongelmanratkaisua: korjataan järjestelmää sen verran, mitä ylläpitopuolella pystyy tekemään.” kertoo Ilkka. Tyypillistä ylläpitoa on korjata järjestelmän julkiseen puoleen liittyvää näkyvyysongelmaa eli jokin asia täytyy saada näkymään erilaisena asiakkaan käyttöliittymässä.

Työhön kuuluu myös tutkijoiden omien tietojen tai julkaisutietojen korjailua sekä raporttien tulostusta järjestelmästä. Satunnaisesti korjataan myös julkaisujen syöttölomakkeita, jos esimerkiksi ministeriöltä tulee uusia julkaisutyyppiluokituksia ja niiden tulee näkyä lomakkeissa.

Palvelinpuolen ylläpitovastuu on yliopiston tietohallinnossa. Ilkka kuvailee yhteistyötä: ”Yhteydenpito tietohallintoon on melkein päivittäistä, kun taas muiden yksiköiden kanssa työ on enemmän pidemmän aikavälin suunnittelu- ja kehittämistyötä.”

Validointi – oikeellisuuden tarkistusta
Validointi tarkoittaa julkaisutietojen oikeellisuuden tarkistusta ja tarkistustyö tehdään kirjastossa. Validoitaessa tarkistetaan, että tutkijan lomakkeella syöttämät julkaisutiedot ovat oikeat ja että ne täyttävät Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) asettamat vaatimukset. Validoitu julkaisu tulee osaksi ministeriölle luovutettavaa raporttia. OKM:n jakama rahoitus perustuu yliopistojen rahoitusmalliin ja sen perustana ovat julkaisumäärä ja laatu.

Tutkijoille oma ohje
Tutkijoille on tarjolla ministeriön ohje: Julkaisutiedonkeruun ohjeistus tutkijoille. Ohjeesta saa vinkkiä siitä, että mitkä ovat ne rahoituksen kannalta tärkeät kriteerit julkaisukanavalle. Ohjeesta löytyy myös julkaisun määritelmä, mikä ei aina ole itsestään selvä asia. Esimerkiksi konferenssijulkaisuille vaaditaan, että niiden kokotekstien tulee olla julkisesti saatavilla, pelkät tiivistelmät artikkeleista eivät riitä. Konferenssien proceedings-julkaisuilla tulee aina olla ISBN- tai ISSN-numero. Tyypillisesti validointi viivästyy jos julkaisun kokotekstit eivät ole saatavilla tai ISBN-numero puuttuu.

Ilkka kannustaakin tutkijoita perehtymään ministeriön ohjeisiin ja muistuttaa, että jokainen tutkija tarvitsee järjestelmää jossain vaiheessa uraansa. ”Syksyllä saamme käyttöön järjestelmän uuden ja parannetun version ja toivomme, että järjestelmä muodostuu tulevaisuudessa tutkijan CV:n keskipisteeksi.” Ilkka kertoo.

LUT Research Portal: http://research.lut.fi