Julkaisutietoja kerätään tutkijoilta LUT:ssakin monestakin syystä. Yksi syistä on raportoida ne Opetus- ja kulttuuriministeriön vuosittain tapahtuvassa tiedonkeruussa julkista rahoitusta varten. Tässä tiedonkeruussa tutkijoiden LUT Research Portaliin syöttämät ja Lappeenrannan tiedekirjaston validoimat julkaisutiedot raportoidaan kansalliseen VIRTA-julkaisutietopalveluun (https://wiki.eduuni.fi/display/cscvirtajtp/VIRTA-julkaisutietopalvelu), johon kaikki suomalaiset yliopistot, korkeakoulut, yliopistolliset sairaalat ja tutkimusorganisaatiot raportoivat julkaisutietonsa. LUT:ssa tämä siirto tapahtuu käsin kerran vuodessa. VIRTA-julkaisutietopalveluun on kytketty myös muita tietolähteitä, kuten Julkaisufoorumin julkaisukanavatietokanta, josta julkaisuille saadaan ajantasaiset JUFO-luokitukset. VIRTA-julkaisutietopalvelun tiedot ovat hyödynnettävissä organisaatioiden tietojärjestelmissä koneluettavien rajapintojen kautta.
”Juulista löytyvät kaikki suomalaisten yliopistojen ja yliopistollisten sairaaloiden raportoimat julkaisut vuodesta 2011 ja ammattikorkeakoulujen julkaisut alkaen vuodesta 2012.”
VIRTA-palvelusta tiedot siirtyvät automaattisesti kansalliseen Juuli-julkaisutietoportaaliin (www.juuli.fi), josta suomalaisten tutkimusorganisaatioiden julkaisutiedot ovat vapaasti kaikkien selattavissa ja haettavissa. Juulista löytyvät kaikki suomalaisten yliopistojen ja yliopistollisten sairaaloiden raportoimat julkaisut vuodesta 2011 ja ammattikorkeakoulujen julkaisut alkaen vuodesta 2012. Valtion tutkimuslaitosten julkaisuja on lisätty Juuliin vuodesta 2014 alkaen. Juulia ylläpitää ja kehittää Kansalliskirjasto yhdessä Tieteen tietotekniikan keskuksen CSC:n kanssa.
Julkaisutietoja voi siis selata paitsi organisaation omissa järjestelmissä, kuten LUT Research Portalissa (research.lut.fi) ja Juuli-julkaisutietoportaalissa, niin myös Vipunen-raportointiportaalissa (www.vipunen.fi), joka sisältää julkaisutietojen ohella myös muuta yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen toimintaan liittyvää tietoa. Vipusessa voi selata ja koostaa raportteja eri kriteerein. Vipusesta vastaavat OKM ja Opetushallitus.
”Tutkimustietovarannon tarkoituksena on, että samoja tutkimukseen liittyviä tietoja ei raportoida useaan kertaan moneen eri paikkaan”
Vuonna 2017 Opetus- ja kulttuuriministeriö käynnisti valtakunnallisen Tutkimustietovaranto-hankkeen (https://tutkimustietovaranto.fi/). Tutkimustietovaranto tulee kokoamaan yhteen kuvailutietoja esimerkiksi julkaisuista, tutkimusaineistoista, tutkimusinfrastruktuureista, tutkijoista, tutkimusryhmistä ja hankkeista. Esimerkiksi Juuli, VIRTA ja organisaatioiden tutkimustietojärjestelmät voivat toimia tutkimustietovarannon tietolähteinä. Tutkimustietovarannon tarkoituksena on, että samoja tutkimukseen liittyviä tietoja ei raportoida useaan kertaan moneen eri paikkaan, vaan tietoja voidaan hyödyntää yhden palvelun kautta kulloinkin haluttuun tarkoitukseen. Tutkimustietovaranto julkaistaan vuonna 2020.
LUT:ssa tavoitteena on kehittää julkaisutietojen raportointia siten, että tiedot siirtyisivät LUT Research Portalista automaattisesti VIRTAan ja sitä kautta Juuliin useamman kerran vuodessa tai jopa lähes reaaliaikaisesti.
Opetus- ja kulttuuriministeriö kerää vuosittain paljon erilaista tietoa yliopistoilta ja korkeakouluilta. Yksi merkittävä tiedonkeruun kohde on julkaisutiedot. Näitä tietoja käytetään hyväksi mm. yliopistoille osoitettavan perusrahoituksen laskennassa ja siksi tutkijoita pyydetään aika ajoin syöttämään julkaisutietonsa tutkimustietojärjestelmään, LUT Research Portaliin, jonka avulla julkaisutiedot LUT:ssa kerätään. Kerätyt julkaisutiedot raportoidaan tutkimustietojärjestelmästä vuosittain kansalliseen VIRTA-julkaisutietopalveluun ja lopulta ne ovat vapaasti tarkasteltavissa julkaisutietoportaali JUULIssa.
Lyhyesti julkaisun tulee täyttää seuraavat kriteerit OKM:n ohjeistuksen mukaisesti:
OKM:n tiedonkeruussa raportoitavien julkaisujen tulee täyttää seuraavat kriteerit:
Julkaisun tulee olla julkisesti kenen tahansa saatavilla
Julkaisukanavalla tulee olla tekijästä riippumaton toimituskunta tai julkaisija, joka päättää julkaisukanavalla julkaistavista julkaisuista
Julkaisua ei ole aikaisemmin julkaistu tiedonkeruussa raportoitavassa muodossa
Tekijällä on yhteys organisaatioon
Julkaisu perustuu tekijän tutkimus- tai asiantuntijatyöhön
Nämä määritelmät koskevat tieteellisiä, ammatillisia ja yleistajuisia julkaisuja. Näiden lisäksi mm. opinnäytteille, patenteille ja taidejulkaisuille on omat määritelmänsä. Julkaisun voidaan katsoa olevan julkinen, kun se on kenen tahansa saatavilla ilmaiseksi tai maksua vastaan. ISSN- tai ISBN -tunnuksen olemassaolon voidaan katsoa olevan merkki siitä, että julkaisu on tarkoitettu julkisesti saatavilla olevaksi. Esimerkiksi konferenssijulkaisuissa pelkkä abstractin julkisuus ei riitä täyttämään ministeriön kriteereitä, vaan julkaisun kokoteksti tulee olla saatavilla. Tärkeää on myös, että julkaisussa näkyy tekijän yhteys yliopistoon ja tämä yhteys todetaan pääsääntöisesti tekijän julkaisussa mainitseman affiliaation perusteella.
Esimerkiksi konferenssijulkaisuissa pelkkä abstractin julkisuus ei riitä täyttämään ministeriön kriteereitä, vaan julkaisun kokoteksti tulee olla saatavilla.
Julkaisuja voidaan jaotella niin julkaisutyypin, tieteellisen laadun kuin sisällönkin mukaan. Julkaisutyypit voidaan jakaa tieteellisiin julkaisuihin, ammatillisiin julkaisuihin, yleistajuisiin julkaisuihin, taiteellisiin julkaisuihin, opinnäytteisiin ja muihin tutkimustoiminnan tuotoksena syntyneisiin julkaisuihin (mm. patentit).
Kirjastossa validoidaan kaikki LUT:n julkaisutiedot
LUT:ssa julkaisutietoja kerätään tutkijoilta pitkin vuotta, vaikka VIRTA-julkaisutietopalveluun ne raportoidaan toistaiseksi vain kerran vuodessa. LUT:n sisäisen raportoinnin ja toiminnanohjauksen kannalta on tärkeää, että julkaisutiedot ovat mahdollisimman reaaliaikaiset. Myös tutkijan oma julkinen profiili tutkimustietojärjestelmässä pysyy näin ajan tasalla, kun julkaisutietoja syöttää pitkin vuotta eikä vain pyydettäessä.
Julkaisutietojen käsittely alkaa siitä, kun tutkija on syöttänyt kaikki ministeriön vaatimat tiedot tutkimustietojärjestelmään ja lähettänyt julkaisutiedot kirjastoon validoitavaksi, eli tallentanut sen tutkimustietojärjestelmässä statukselle ”For validation by library”. Validoidessaan kirjasto etsii alkuperäisen julkaisun, tarkistaa käsin julkaisun tiedot ja täydentää mahdolliset puuttuvat tiedot. Käsin tehtävästä työstä tai mahdollisista puuttuvista tiedoista johtuen validointi ei kuitenkaan tapahdu ihan hetkessä, vaikka validointityötä tällä hetkellä tekee 8 kirjaston työntekijää.
Kun kaikki tiedot ja julkaisun julkisuus on tarkistettu, kirjasto tallentaa julkaisun statukselle ”Validated”. Tämän jälkeen julkaisu näkyy erilaisilla julkaisuraporteilla ja esimerkiksi schoolien maksamat julkaisupalkkiot lähtevät maksuun.
Julkaisutiedot voi syöttää tutkimustietojärjestelmään, kun julkaisun bibliografiset tiedot ovat pääpiirteissään tiedossa. Julkaisutiedot voi tallentaa kirjastoon validoitavaksi, mutta kirjasto ei muuta julkaisua ”Validated” –statukselle ennen kuin julkaisu täyttää edellä mainitut ministeriön asettamat kriteerit.
tutkijan omalla vastuulla on, että kaikki omat julkaisutiedot on raportoitu tutkimustietojärjestelmään ja tiedot pitävät paikkansa
Kirjastossa myös haravoidaan julkaisuja pääsääntöisesti Scopus-tietokannasta ja täydennetään puuttuvia tietoja muutaman kerran vuodessa. Yhteinen tavoitteemme on, että yksikään tehty julkaisu ei jää raportoimatta eteenpäin. Kuitenkin tutkijan omalla vastuulla on, että kaikki omat julkaisutiedot on raportoitu tutkimustietojärjestelmään ja tiedot pitävät paikkansa.
Ministry of Education and Culture collects every year data from universities and other research organizations. One of most the important data collected is the publication data. The Ministry uses the publication data for calculating the basic funding. This is why LUT asks researchers to add their publication data to the LUT Research Portal. From LUT Research Portal publication data is reported to the VIRTA Publication Information Service. Eventually publication data is harvested into the JUULI portal.
The publications reported to the LUT Research Portal for the Ministry of Education and Culture must meet the following criteria:
The publication must be publicly available to anyone
The publication channel must have an editorial board or a publisher independent of the author, who makes decisions on publications published on the channel
The publication has not been previously published in a format which can be reported on in the data collection system
The author is linked to the organization
The publication is based on research or expert activities carried out by the author
These definitions apply to scientific, professional and popular publications. Other publications (patents, artistic outputs, theses etc.) have their own definitions. The publication is of a public nature if it is available to anyone. One very important sign of a publicly available publication is an ISSN or ISBN identifier. For example, if the conference proceedings contains only abstracts, it is not enough. The full text should be available. It is important that the author is linked to the organization. Usually the author gives the name of the institution as the author’s home organization (aka affiliation) in the publication.
All the publication data is validated in the library
LUT publication data are gathered throughout the year, although the data are reported to the VIRTA Publication Information Service only once in a year. For schools and research units it is important to have up to date publication data all year around. Also the researcher’s own public portal profile in the LUT research portal will be up to date this way.
Publication data processing starts when the researcher adds publication information to the LUT Research Portal and sends the information to the library for validation. Library checks all publication data by searching the original publication. If needed, librarian adds the missing information and asks for more information from researchers. Sometimes validation of publication data can be tricky and may take some time. Currently there are 8 people working with publication validation in the Library.
When all information is checked, library changes the publication status to ”Validated”. After this, the publication will be visible on the school’s publication data reports and the researcher can get publication bonus paid by the schools.
Researcher can add publication information to the LUT Research Portal, when bibliographic data for publication is available. The publication cannot be validated before it meets the requirements set by Ministry of Education and Culture. It is the researcher’s responsibility to take care of updating all publication data to the LUT Research Portal.
pulpfaction 