Kiireisinä päivinä kirjastossa kuhisee. Opiskelijat kansoittavat kirjastosalit, tietokonepaikat pysyvät koko päivän varattuina ja tunnelma on tiivis ja keskittynyt. Mitä tapahtuu samanaikaisesti kirjaston kulisseissa? Kirjastonhoitajia, suunnittelijoita ja informaatikkoja näkyy vilahtelevan hyllyjen välissä, asiakaspalvelussa tai kiitämässä tietokone kainalossa kohti seuraavaa palaveria.
Nyt raotamme verhoa tutkimustietojärjestelmään ja sen pääkäyttäjän, Ilkan työhön.
Järjestelmällä monta roolia
LUT Research Portal on Lappeenrannan teknillisen yliopiston tutkimustietojärjestelmä, jonka pääkäytöstä on vastuussa Lappeenrannan tiedekirjasto. Järjestelmän avulla kerätään yliopiston tutkijoiden julkaisutiedot ja raportoidaan tulokset eteenpäin ministeriölle. Järjestelmä on siis oleellinen ja tärkeä tekijä yliopiston rahoituksen hankinnassa ja tutkimustulosten mittauksessa.
Talon sisäisesti järjestelmä on myös projektihallinnan työkalu: projektihakemukset tehdään ja ne etenevät järjestelmän kautta. Portaali on myös väline sille, miltä yliopiston sekä yksittäisen tutkijan tutkimustoiminta näyttää ulospäin ja kuka tahansa voi hakea järjestelmästä tietoja esimerkiksi tutkimusaiheen tai henkilön perusteella.
Pääkäyttäjän arki
”Työ on tavallisesti ongelmanratkaisua: korjataan järjestelmää sen verran, mitä ylläpitopuolella pystyy tekemään.” kertoo Ilkka. Tyypillistä ylläpitoa on korjata järjestelmän julkiseen puoleen liittyvää näkyvyysongelmaa eli jokin asia täytyy saada näkymään erilaisena asiakkaan käyttöliittymässä.
Työhön kuuluu myös tutkijoiden omien tietojen tai julkaisutietojen korjailua sekä raporttien tulostusta järjestelmästä. Satunnaisesti korjataan myös julkaisujen syöttölomakkeita, jos esimerkiksi ministeriöltä tulee uusia julkaisutyyppiluokituksia ja niiden tulee näkyä lomakkeissa.
Palvelinpuolen ylläpitovastuu on yliopiston tietohallinnossa. Ilkka kuvailee yhteistyötä: ”Yhteydenpito tietohallintoon on melkein päivittäistä, kun taas muiden yksiköiden kanssa työ on enemmän pidemmän aikavälin suunnittelu- ja kehittämistyötä.”
Validointi – oikeellisuuden tarkistusta
Validointi tarkoittaa julkaisutietojen oikeellisuuden tarkistusta ja tarkistustyö tehdään kirjastossa. Validoitaessa tarkistetaan, että tutkijan lomakkeella syöttämät julkaisutiedot ovat oikeat ja että ne täyttävät Opetus- ja kulttuuriministeriön (OKM) asettamat vaatimukset. Validoitu julkaisu tulee osaksi ministeriölle luovutettavaa raporttia. OKM:n jakama rahoitus perustuu yliopistojen rahoitusmalliin ja sen perustana ovat julkaisumäärä ja laatu.
Tutkijoille oma ohje
Tutkijoille on tarjolla ministeriön ohje: Julkaisutiedonkeruun ohjeistus tutkijoille. Ohjeesta saa vinkkiä siitä, että mitkä ovat ne rahoituksen kannalta tärkeät kriteerit julkaisukanavalle. Ohjeesta löytyy myös julkaisun määritelmä, mikä ei aina ole itsestään selvä asia. Esimerkiksi konferenssijulkaisuille vaaditaan, että niiden kokotekstien tulee olla julkisesti saatavilla, pelkät tiivistelmät artikkeleista eivät riitä. Konferenssien proceedings-julkaisuilla tulee aina olla ISBN- tai ISSN-numero. Tyypillisesti validointi viivästyy jos julkaisun kokotekstit eivät ole saatavilla tai ISBN-numero puuttuu.
Ilkka kannustaakin tutkijoita perehtymään ministeriön ohjeisiin ja muistuttaa, että jokainen tutkija tarvitsee järjestelmää jossain vaiheessa uraansa. ”Syksyllä saamme käyttöön järjestelmän uuden ja parannetun version ja toivomme, että järjestelmä muodostuu tulevaisuudessa tutkijan CV:n keskipisteeksi.” Ilkka kertoo.
LUT Research Portal: http://research.lut.fi
pulpfaction 