KIRJASTOLAISEN TYÖPÄIVÄ OSA 4: Sarin päivä

Toimin informaatikkona Lappeenrannan tiedekirjastossa. Työpäiväni alkaa yleensä varttia vaille kahdeksan. Jostain syystä olen onnistunut rutinoitumaan niin, ettei työaamuina tarvitse juuri kelloa katsoa. Kun kone on saatu auki, on aika katsoa sähköpostit. Akuutteihin viesteihin pitää tietysti vastata heti, muihin reagoidaan asian mukaan. Osa viesteistä päätyy omalle to do –listalleni. Tekemistä on niin paljon, etteivät ne pysy pelkästään muistissa. Onneksi on monia apuvälineitä muistin avuksi.

Seuraavaksi tarkistan mitä tehtävälistallani on tänään vuorossa. Vastaan Lappeenrannan tiedekirjastossa sähköisten tietoaineistojen käyttöönotosta, toimivuudesta ja kehittämisestä. Myös aineistojen etäkäyttöön liittyvät asiat kuuluvat toimenkuvaani. Nyt kun GDPR:n voimaantulopäivä lähestyy, ovat tietoaineistojen tuottajat päivittäneet käyttöliittymiään tai palvelualustojaan. Se on näkynyt myös minun työpäivissäni, on pitänyt tarkistaa esimerkiksi etäkäyttöasetuksia ja selvitellä toimimattomuuksia. Ja kaikenlaista on tullutkin vastaan.

Tänään olen myös tietopalvelupäivystäjä. Tämä tarkoittaa sitä, että huolehdin kirjaston chat-palvelusta, kirjasto-sähköpostista ja tietopalvelun puhelimeen vastaamisesta. Päivystäjän tehtäviin kuuluu myös kirjastoon paikan päälle tulevien tiedonhaku-kysymyksiin vastaaminen ja henkilökohtainen opastus.

Kello yhdeksän aikaan kokoonnumme kahvitauolle. Siinä ehtii jutella työkavereiden kanssa muutaman sanan muistakin asioista kahvi- tai teekupposen äärellä. Tauon jälkeen on hyvä jatkaa keskenjääneitä töitä. Puoleen päivään mennessä usein asiakkaat aktivoituvat ja päivystysvuorollani käyn opastamassa, miten Ellibsin ekirjan saa ladattua omalle laitteelle luettavaksi. Varsinkin ekirjojen opastuksen kohdalla huomaa, miten monenlaisia laitteita ja ohjelmistoja asiakkailla onkaan käytössään. Onneksi on saatu kirjat luettaviksi tavalla tai toisella.

Chatissa kysellään kaikenlaista, nyt tulee useampi kysymys kurssikirjojen saatavuudesta. Ohjeistan katsomaan kirjan saatavuuden LUT Finnasta ja tekemään varaukset sitä kautta. LUT ja Saimia Finnoissa näkyvät kunkin organisaation käytössä olevat painettu ja sähköinen aineisto. Myös linkit sähköisiin aineistoihin, esim. tietokantoihin löytyvät sieltä.

Syömässä käyn kello yhdentoista aikoihin jossain ruokaloista. Ruokatauko katkaisee hyvin hektistä työpäivää. Ruokailun jälkeen jaksaa taas uppoutua omiin työtehtäviin ja vastailla asiakkaiden kysymyksiin. Iltapäivän työrupeaman katkaisee kahvitauko. Tauolta palattuani löydän kirjaston sähköpostista pari viestiä, joissa kysellään miksi Emeraldin etäkäyttö ei toimi. Testaan etäyhteyttä ja totean, ettei se toimi. Tarkastan meidän kirjaston päässä olevat määritykset ja en löydä niistä mitään korjattavaa. Seuraava vaihe onkin tehdä asiasta ilmoitus FinELibiin, jonka kautta olemme tuon aineiston tilanneet. Heiltä lähtee puolestaan asiasta ilmoitus palvelun tuottajalle ongelman korjaamiseksi. Nyt vastaus tuleekin nopeasti, palvelun tuottajalla on ollut yhteysongelmia, jotka on juuri saatu korjattua. Testaan etäyhteydet ja totean ne taas toimiviksi. Ilmoitan asiasta kyselleille asiakkaille, että ongelma on saatu korjattua ja etäyhteys tietokantaan toimii taas.

Kello 16 aikoihin monipuolinen työpäivä alkaakin olla lopuillaan ja suuntaan kohti kotia. Huomenna on taas uusi päivä!

.

.

.

 

Tietopalvelupäivystys ennen ja nyt

Tiedekirjastossa on asiakkaiden apuna päivystävä informaatikko, jonka tehtäviin kuuluu chatin, sähköpostin tai puhelimen kautta tuleviin tiedonhaku- ja muihin avunpyyntöihin vastaaminen sekä paikallisasiakkaiden auttaminen tiedonhakuasioissa. Informaatikolle voi myös varata ajan, jolloin voi rauhassa keskittyä tiedonhakuongelman ratkaisemiseen.

Tietopalvelupäivystykseen on aina kuulunut opiskelijoiden, henkilökunnan ja ulkopuolisten asiakkaiden opastamista kirjaston käytössä. Jotkut kokoelmat, kuten sarjakokoelma ja nyt jo pois jäänyt Kvartto-kokoelma (A4-kokoisten kirjojen kokoelma!) ovat olleet asiakkaiden mielestä sellaisia, joista on ollut hankala löytää tarvitsemaansa kirjaa. Kirjan paikallistamisessa tarvitaan edelleen apua, vaikka nyt siihen on uusia välineitä. Finna-hakupalvelussa saa avattua kartan, josta näkee kirjan sijainnin.

Tiedonhakuasioissa palveleminen sen sijaan on aivan eri juttu kuin 1980-luvulla tai 1990-luvun alussa. Informaatikoilla oli päivittäin muutaman tunnin päivystysjakso, jona aikana asiakkaille tehtiin tiedonhakuja eri tietokannoista. Asiakkaat eivät voineet itse tehdä hakuja, sillä tietokantojen käyttäminen oli kallista. Akateemisten tunnusten käyttäminen laski hintoja hieman yliopistolaisille, mutta ulkopuolisille asiakkaille ja yliopiston maksullisille projekteille haut tehtiin kalliimmin hinnoin lisenssiehtojen mukaisesti. Korkeiden hintojen vuoksi ammattilaiset tekivät tiedonhaut, sillä heiltä se sujui aikaa ja tarpeettomia tulostamisia säästäen. Haut tehtiin ns. rivikirjoittimia käyttäen, jolloin viitteiden lisäksi kaikki hakukomennot ja muukin teksti tulostui paperille. ”Tekstinkäsittely” toimi saksilla. Kun haluttiin oikein hieno tulos, leikkeet liimattiin A4-arkeille, jotka valokopioitiin siistiksi asiakkaan käyttöön.

Kun 1980-luvun lopulla käyttöön tulivat mikrotietokoneet ja tekstinkäsittelyohjelmat, tiedonhaun tulokset saatiin siisteiksi ilman saksia. Oli melkoinen edistysaskel, kun tulostuslistaukset saatiin lähetettyä sähköpostin liitteinä asiakkaiden omille koneille. Jos asiakas oli informaatikon kanssa yhdessä tekemässä tiedonhakua, hän sai tiedoston mukaansa levykkeellä. Levykkeetkin olivat arvotavaraa. Ne pyydettiin palauttamaan kirjastoon, kun tiedot oli tallennettu omalle koneelle.

Mikähän mahtoi olla vuosi, jolloin CD-ROM-muotoiset tietokannat tulivat käyttöön? 1990-luvun alkupuolella varmaan. Aluksi oli vain yksi tietokanta, Abi/Inform, jota käytettiin syöttämällä levy tietokoneessa olevaan lukijaan. Yhdellä levyllä olivat yhden vuoden aikana tietokantaan tulleet viitteet – siis pelkät julkaisutiedot ja tiivistelmä, mutta ei artikkelien kokotekstejä! Ne piti joko etsiä kirjastoon tulevista lehdistä tai tilata kaukopalvelun kautta muista kirjastoista. Asiakkaat tarvitsivat neuvoja tiedonhaun tekemisessä ja ihan teknistä apua laitteiden käytössä. Joskus jouduttiin kaivamaan CD-ROM-asemasta ns. ”lerppu” eli ohut tallennusdisketti! Ne olivat ulkomitoiltaan samankokoisia kuin CD-levyt, joten tottumaton käyttäjä erehtyi helposti.

CD-ROM-muotoisten tallenteiden käyttö oli vain muutamien vuosien juttu. Graafisten käyttöliittymien lisääntyessä alkoi tulla asiakaskäyttöön tietokantoja, joiden käyttö ei vaatinut informaatikkoa välittäjäksi. Ne lisääntyivät todella nopeasti ja asiakkaat ottivat ne innostuneesti vastaan. Informaatikon apua tarvittiin sen jälkeen pääasiassa tiedonhakujen muotoiluun ja tietokantojen toiminnan selittämiseen. Apua tarvittiin ja tarvitaan edelleen myös sopivien tietokantojen valintaan ja erityisesti hakusanojen etsimiseen.

Informaatikko opastaa opiskelijoille Finna-hakupalvelun käyttöä.

Informaatikot päivystävät nykyään paljon pidempiä aikoja kuin ennen. Kirjastossa on päivystävä informaatikko koko päivän, ei pelkästään parin tunnin ajan. Ennen päivystettiin omassa työhuoneessa ja asiakas tuli useimmiten paikan päälle kysymään neuvoa. Joskus käytiin opastamassa luettelotietokannan tai vielä sitä aiemmin kirjaston kortiston käytössä. Nyt neuvonta tapahtuu usein asiakaspalvelutiloissa ja asiakas on kirjautuneena joko omalle koneelleen tai kirjaston työasemalle. Iso osa neuvonnasta tehdään myös sähköisesti joko chatin tai sähköpostin välityksellä. Asiakkaan ongelmat eivät ole muuttuneet kovin paljon. Perimmäinen ongelma on aina löytää tietoa jonkin tietyn ongelman ratkaisemiseksi tai tutkimuksen lähdeaineistoksi. Välineet ja tietokannat ovat kuitenkin kehittyneet valtavasti viimeisten kolmen vuosikymmenen aikana.